Time Management

एक बड़ी ही प्रसिद्ध उक्ति है:

“कभी यह न कहे की आपके पास समय नहीं है| आपके पास वास्तव में उतना ही समय है जितना की किसी भी सफल व्यक्ति के पास जैसे: सचिन तेंदुलकर, नरेन्द्र मोदी, बराक ओबामा, अम्बानी भाई, मदर टेरेसा, स्वामी विवेकानंद, महात्मा गाँधी”

समय, सफलता की कुंजी है। समय का चक्र अपनी गति से चल रहा है या यूं कहें कि भाग रहा है। अक्सर इधर-उधर कहीं न कहीं, किसी न किसी से ये सुनने को मिलता है कि क्या करें समय ही नही मिलता। वास्तव में हम निरंतर गतिमान समय के साथ कदम से कदम मिला कर चल ही नही पाते और पिछङ जाते हैं। समय जैसी मूल्यवान संपदा का भंडार होते हुए भी हम हमेशा उसकी कमी का रोना रोते रहते हैं क्योंकि हम इस अमूल्य समय को बिना सोचे समझे खर्च कर देते हैं।

“इसीलिए कहते है की जो समय की क़द्र करता है, समय उसी की क़द्र करता है”|

““26 योजनाये समय के नियोजन के लिए ””

क्या आप वक्त के पाबंद या लेट लतीफ़ हैं? क्या आप समय के भीतर अपना काम ख़तम कर लेतें हैं? क्या आप अपना काम या अपनी रिपोर्ट समय पर पूरा कर पाते हैं? क्या आप dead line से पहले, अपना काम जैसे करना चाहते हैं वैसे कर पातें हैं ? क्या आप एक अच्छा समय प्रबंधक हैं?

यदि इनमे से किसी भी सबाल का जवाब ‘नहीं है तो इसका मतलब आप अपने समय का प्रबंधन सही तरीके से नहीं कर पा रहे हैं. यहाँ बेहतर समय प्रबंधन के लिए 26 बेहतरीन उपाय दिए गए हैं जो इस प्रकार हैं :

1.        एक दैनिक योजना बनायें. 

यह योजना आप रात में सोने से पहले या फिर सुबह में बना लें. इससे यह होगा कि कल पूरे दिन आप क्या करने वाले हैं इसका पता चल जायेगा. अब आप अपने प्लान के मुताबिक अपने काम को करते रहेंगे.

2.        प्रत्येक कार्य के लिए एक समय निर्धारित करें. 

यह स्पष्ट रखें कि पहला काम 10 बजे तक दूसरा काम 2 बजे तक और तीसरा काम 5 बजे तक कर लेना है. इससे आपका काम न सिर्फ समय पर होता है बल्कि एक कम का समय दूसरे काम में नहीं देना पड़ता है.

3.        एक कैलेंडर का प्रयोग करें. 

कैलेंडर का उपयोग आपके दैनिक गतिविधियों के प्रबंधन के लिए सबसे मौलिक कदम है. यदि आप outlook या lotus notes का उपयोग करते हैं तो कैलेंडर अपने मेलिंग सॉफ्टवेयर के हिस्से के रूप में आते हैं.Google कैलेंडर का प्रयोग कर सकते हैं. यह और भी बेहतर होगा अगर आप इसे अपने मोबाइल फोन और अन्य हार्डवेयर में उपयोग करते हैं. किसी काम के बारें में नोट आप अपने मोबाइल में अलार्म के साथ set कर सकते हैं.

4.        एक organiser का प्रयोग करें. 

Organiser आपको आपके जीवन में हर चीज में आपको आगे रहने में मदद करता है. यह आपकी जानकारी को व्यवस्थित रखने में, सूची बनाने में, केंद्रीय उपकरण की तरह काम करता है.

5.        अपने डेडलाइन का ध्यान रखें. 

आप अपने काम को कब समाप्त करना चाहते हैं उसका एक deadline अपने कैलेंडर पर अंकित कर लें अब अपने आप को इस तरह से organise करें कि आपका काम समय पर पूरा हो जाये.

6.        नहीं – कहना भी सीखें. 

यह जान लें कि आप अपनी क्षमता से ज्यादा काम नहीं कर सकते और उससे ज्यादा काम मत लें. अगर बीच में कोई काम आता है जिससे आपका चल रहा काम बाधित हो रहा हो तो न कहें या उसके लिए कोई अन्य समय आवंटित करें.

7.        लक्ष्य को थोड़ा पहले रखें. 

जब लक्ष्य उसके निश्चित समय पर रहेगा तो या तो वह समय पर पूरा होगा या देर हो जायेगा लेकिन जब लक्ष्य थोड़ा पहले होगा तो वह हमेशा समय पर ही पूरा होगा. किसी से मिलने समय से थोड़ा पहले ही जाना चाहिए.

8.        हमेशा वक्त का ध्यान रखो. 

अपने पास एक घड़ी रखो. कभी कभी काम की व्यस्तता में समय का अहसास नहीं रहता. गांधीजी अपने पास हमेशा एक घड़ी रखते थे और अपना हर काम समय पर करते थे. अतः अच्छे समय प्रबंधक अपने पास एक घड़ी ज़रूर रखते हैं.

9.        अलार्म लगाय. 

यदि आपको कोई काम करना है और आप उसका अलार्म लगाते हैं तो अलार्म 15 मिनट पहले का लगायें.

10.     ध्यान केन्द्रित करें. 

एक शब्द है – Multitasking अर्थात एक साथ कई काम करना. इसमे कभी कभी कोई भी काम समय पर पूरा नहीं होता है, ऐसे में सिर्फ एक मुख्य काम पर ध्यान केन्द्रित करें. इससे आपका काम शीघ्र और पूर्ण रूप से होगा.

11.     Block कर दें.  

अपना ध्यान भंग करनेवाले सभी काम को block कर दें बंद कर दें. Facebook पर मेसेज आ रहा है, Google chat पर message आ रहा है जिससे आपका प्रोजेक्ट पूरा नहीं हो रहा है ऐसे में Facebook और Google से sign out होकर अपना काम करें नहीं तो आपका प्रोजेक्ट पूरा नहीं हो पाएगा – so never indulge in such distractions.

12.     अपने बिताये हुए समय का ध्यान रखें. 

इससे अभी आप अपने प्रोजेक्ट पर कितना समय लगा चुके हैं इसका पता चलेगा और आपके पास कितना समय बच गया है यह भी ध्यान में रहेगा. परीक्षा के दौरान एक घंटे पर एक bell , दो घंटे पर दो bell इसलिए बजाये जाते हैं कि छात्रों को यह ध्यान रहे कि कितना समय शेष बचा है.

13.     महत्वहीन विवरण में मत फसें. 

आप कभी भी कार्यों को उस तरीके से नहीं कर सकते जैसा कि आपने सोच रखा है, ऐसा करना अप्रभावी होगा.

14.     कार्य को प्राथमिकता के अनुसार करें. 

चूँकि आप सभी काम को अकेले नहीं कर सकते अतः जरुरी काम पहले कर लें, बाकी रहने दें. प्राथमिकता क्रम के लिए 80 /20 का सिद्धांत का प्रयोग करें.

15.     Delegate your work. 

दूसरों को भी काम करने दें अर्थात delegate your work. कोई काम यदि ज्यादा महत्वपूर्ण नहीं है और उसे दूसरे भी कर सकते हैं तो वैसे काम दूसरों को करने दें. इससे आप और महत्वपूर्ण काम में अपना ध्यान लगा सकेंगे.

16.     काम का विभाजन करे.

अगर एक ही तरह का काम कर रहे हो तो उसे बिच में भी किया जा सकता है. इससे काम को केटेगरी में बांटकर किया जा सकता है. फ़ोन करने के लिए 3-4 बजे का समय , book writing के लिए सुबह का दो घंटा आदि.

17.     Time wasters. 

आपका समय जिस भी काम करने से नष्ट होता है या इससे आप अपने काम से दूर होते जाते हैं time wasters कहलाते हैं. Whatsapp, Facebook, Twitter, Pinterest , Google + पर ज्यादा समय बिताना, बार बार login करना, Mail check करना time wasting कार्य हैं, इनसे बचें.

18.     Cut off होना. 

जरुरत पड़ने पर अपने आपको cut off रखें. आप पर काम का बोझ बढता जायेगा. डरें नहीं. यह जरुरी होता है अन्यथा काम कभी समाप्त नहीं होगा एक के बाद दूसरा आता रहेगा.

19.     दो काम के बिच में अंतर रखे. 

एक काम और दूसरे काम के बीच थोड़ा 5-10 मिनट का अवकाश रखें इससे पहले काम को समेटने में भी थोड़ा समय मिल जायेगा.

20.     काम पूरा होते hi उसे अपने लिस्ट में से निकाल दे. 

प्रोजेक्ट पूरा होने पर उसके समय प्रबंधन से जुड़े steps के बारे में विचार करें इससे आगे के प्रोजेक्ट्स में समय प्रबंधन और भी अच्छे तरीके से हो सकेगा.

21.     समय की कद्र करे (Value Your Time) – 

आपका समय उतना ही मूल्यवान है जितना कि आपके पैसे। एक पुरानी कहावत है, "समय पैसा है" और यह बहुत सच है। आपको अपने पास जितने सेकेंड्स हैं, उतना ही बनाना चाहिए, खासकर यदि आपके पास हर हफ्ते अपने व्यवसाय में निवेश करने के लिए सीमित समय है।

22.     आपकी बैठकों का समय (Time Your Meetings) – 

कुछ लोग बात करना पसंद करते हैं हालांकि उनके पास दोपहर के साथ बेहतर कुछ नहीं हो सकता है, आप ऐसा करते हैं। सूची बनाए की कब एक बैठक समाप्त होनी चाहिए और इसके साथ रहना चाहिए। वहाँ बैठे बात करना आपकी लागत है।

23.     सभी के साथ मत मिलो (Don't Meet With Everyone) – 

टेलीफोन स्क्रीन आपके सभी संभावनाओं में से अधिकांश नहीं है समय प्रबंधन के लिए सबसे मूल्यवान नेटवर्क विपणन सुझावों में से एक आपकी टीम का अच्छा उपयोग करना है। उन्हें पूर्व-अर्हता प्राप्त करने वाले लोगों को होना चाहिए ताकि आप अपने समय का निवेश कर सकें, जब आप चाहिए। आप किसी भी समय तक किसी भी समय मिलने के लिए अपनी गाड़ी में नहीं मिलना चाहिए जब तक आप लगभग 100 प्रतिशत निश्चित न हो कि वे एक गुणवत्ता की संभावना है। 

24.     टीम का समय (Team Time) – 

आप चाहते हैं कि आपकी टीम सफल हो, और आप चाहते हैं कि उन्हें महसूस करें कि वे सलाह के लिए आपके पास आ सकते हैं, लेकिन आपके पास प्रश्नों के घूमने वाले दरवाजे के लिए समय नहीं है। टीम कार्यालय के समय निर्धारित करें जहां वे प्रश्नों के साथ आपके पास आ सकते हैं यह तब होता है जब आप अपना प्रशिक्षण लेंगे, लक्ष्यों को पूरा कर लें, चिंता का समाधान करें और उन सभी सवालों के जवाब दें जिनके पास हो। बेशक, अगर आपात स्थिति है तो आप अभी भी आपके साथ पहुंच सकते हैं लेकिन यह आपके थकाऊ रुकावटों में कट जाएगा जो आपको अपने समय का सबसे अधिक फायदा उठाने से रोक देगा। 

25.     एक अकसर किये गए सवाल बनाएँ (Create an FAQ) – 

यह कागज पर, ऑनलाइन या वीडियो के द्वारा किया जा सकता है; या सभी तीन आप पाएंगे कि आपकी टीम कई बार दोहराए जाने वाले प्रश्नों के बारे में पूछेगी, इससे पहले उन्हें जवाब देने का मतलब है कि आपको हर समय परेशान नहीं किया जाएगा जब उन्हें सामान्य से ऑनलाइन पूछे जाने वाले प्रश्नों का उपयोग किया जाता है, तो कागज पर और वीडियो में वे आपके पास आने की संभावना कम हैं | 

26.     अपने कार्य को प्राथमिकता दें (Prioritise Your Top work) – 

आपकी टीम के सदस्य समान रूप से महत्वपूर्ण नहीं हैं वे सभी एक भूमिका निभाते हैं लेकिन आपके शीर्ष कार्य को आपके समय का बहुतायत प्राप्त करना चाहिए क्योंकि वे आपको सबसे ज्यादा लोग जोड रहे हैं

श्री. दिनेश मिश्रा

प्रेरक, जीवन कौशल्य प्रशिक्षक ओर समुपदेशक.